Belgelendirme Süreci

Başvurudan belge teslimine kadar tüm süreç adımları bu sayfada açıklanmaktadır: başvuru, başvurunun değerlendirilmesi, sınav planlama, teorik ve performansa dayalı sınavlar, karar ve belgelendirme.

1. Belgelendirme Başvurusu 

Adayların; birim bazlı başvurular, birimlerin ve sınavların geçerlilik süresi, birim birleştirme yoluyla MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin elde edilmesi hususlarına yönelik bilgilendirmeler Sınav Sistem Sorumlusu tarafından yapılmaktadır. Sınav Sistem Sorumlusu tarafından telefon, mail ve sms yoluyla adaylara, başvuru sahiplerine ve sınav görevlilerine süreçler, sınavların tarihi ve yerinin bildirilmesi ,duyurulması, adayların sahip olduğu haklar ve uymaları gereken kurallara ilişkin bilgilendirilmeler yapılmaktadır.

Aday başvuruları sektörel bazda FRM-06 Aday Başvuru Formu ile alınır. Form, EKİCİ BELGELENDİRME ye elden veya e-mail, faks, kargo veya web sitesi vb. iletişim araçları ile ulaştırılabilir. Başvuru formunda ;Başvuru sahibine ait genel bilgiler (adı, soyadı, T.C. Kimlik numarası, doğum yeri doğum tarihi, adresi, telefon numarası, e-posta adresi, engel durumunun olup olmadığı vb.) açıkça belirtilecektir, kayıt işlemleri sırasında bu kısımlar doldurulacaktır. Başvuru sahibinin, başvuru yaptığı ilgili Standart/yeterliliğin zorunlu kıldığı şartları sağlaması ile başvurusu kabul edilir.

Başvuru formunun her birey için ön başvuru şartlarını karşılayıp karşılamadığı Sınav Sistem Sorumlusu görevlileri tarafından gözden geçirilir. EKİCİ BELGELENDİRME’ nin yapmış olduğu kontroller sonucunda başvuru sahiplerinin sınava katılmaları mümkün olmayabilir. Söz konusu başvuru için gerekli şartları sağlamayan kişilerin başvurusu kabul edilmez ve sınav sistem sorumlusu tarafından başvuru sahibine gerekli açıklama telefon ,e-mail, sms vb. yöntemlerle 3 gün içerisinde bildirilir. Gözden geçirme işlemi tamamlandıktan sonra başvurusu kabul edilen başvuru sahiplerinin başvuru evrakları Sınav sistem sorumlusu tarafından Belgelendirme Müdürüne iletilir, “BAŞVURU ONAY” bölümü Belgelendirme Müdürü tarafından onaylanır. Program şartlarını karşılayan başvuru sahipleri artık aday olur ve adaylar Sınav Sistem Sorumlusu görevlileri tarafından MYK portaldan indirilen aday veri listesine yazılır. Ve kullanılan Yazılıma kayıt yapılarak takibi sağlanır.

Tek nokta başvurusunda MYK portaldan indirilen Excel dosyasındaki gerekli bilgiler ya da FRM-06 Aday Başvuru Formu firmalarda doldurulur ve EKİCİ BELGELENDİRME’ ye mail olarak iletilir ya da aslı teslim edilir. Bu iletilen belgeler Sınav Sistem Sorumlusu görevlileri / Müşteri İletişim Danışmanları tarafından incelenerek belgelendirme Müdürü tarafından onaylanır. Mail olarak iletilmişse EKİCİ BELGELENDİRME tarafından hazırlanan başvuru formları ve ekleri sınav öncesinde sınav değerlendiricileri tarafından adaylara imzalatılır. 

Sınavların planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilip ölçülmesi, gerekli sınav gereçlerinin ve kaynakların tahsisi, sınav mekânlarının kontrolü, bilgilendirmeler vb. işlemlerin eksiksiz yapılmasını sağlayacak bir uygulama ve kontrol mekanizması oluşturularak TLM 19 Sınav Yapma Talimatı” na uygun bir şekilde sınav görevlileri tarafından gerçekleştirilmektedir.

2.Sınav

Sınavların yürütülmesinden aşağıda belirtildiği şekilde Belgelendirme Müdürü sorumludur.

• Fiziksel engeli olan ancak ilgili engeli mesleği icra etmesine ön şart olmayan adayların sınava başvurusu kabul edilmekte ve sınav alanına erişim kolaylığı sınav ortamının kişinin durumuna uygun hale getirilmesi sağlanmaktadır.

• Okuma yazma bilmeyen adayların başvuru yapması halinde ulusal yeterlilikte ayrıca belirtilmemesi halinde ya da kritik başarım ölçütleri okuma yazma gerektirmemesi halinde adayın sınavının gruptan ayrı olarak sözlü olarak sürdürülecek şekilde okutman desteği ile gerçekleştirilmekte, sınavı biten adaylarla sınava girecek adaylar arasında soru paylaşılmaması için tedbirler alınmasına yönelik düzenleme yapılmaktadır.

• Dilsiz ya da sağır olan adaylarla iletişim için işaret dili bilen ya da adayla anlaşabilen birinden destek alınarak sınavın gerçekleştirilmesine müsaade edilmektedir.

• Yapılacak düzenlemeler engel ya da özel durumun giderilmesine yönelik olup kişiye haksız avantaj sağlamamalıdır.

• Türkçe dışındaki bir dilde sınava girmek isteyen adaya tercüman hizmeti sağlanmakta ve bu adayın Kurum mevzuatında belirlenen dillerde belgelendirilebilmesi için Kuruma sınav sonuçlandırılmadan önce bilgi verilmelidir. Tercüman hizmeti talep edilmesi halinde hizmete ilişkin bedel adaydan alınmaktadır. Sınavın açılması ve duyurulması; sınavlar ilgili program ve Ulusal yeterlilik çerçevesinde başvuru durumları da göz önünde bulundurarak planlanarak duyurusu web sayfasından ilan edilir.

• EKİCİ BELGELENDİRME Sınav merkezinde yapılacak 1-4 kişi başvurularda ve gezici sınav merkezlerinde 10 kişinin altında sınav açıp açmama kararı mevcut şartlar göz önüne alınarak Belgelendirme Müdürü tarafından karar verilir. Adayların ilk sınavdan kalmaları halinde gireceği diğer sınavlar EKİCİ BELGELENDİRME nin kendi sınav yerinde en fazla 45 gün, gezici sınav merkezlerinde yapacağı sınavlar ise maksimum 90 gün içerisinde gerçekleştirilir.

• Sınav merkezinin tespiti; sınav merkezi başvuruların durumuna göre sabit veya gezici olarak sınav yeri uygunluğu olacak şekilde ilan edilir.

• Sınav yapıcının belirlenmesi (yedekleri da içerecek şekilde, gözetmenler) personel listesinden uygun bir Sınav Değerlendirici ve karar vericinin ataması FRM-26 Atama Formu ile yapılır,

• MYK’ya bildirim; Belgelendirme müdürü açılan sınavlar kesinleşince en az 48 saat öncesinde MYK portalından sisteme tanımlamasını yaptırır.

• Sınav dokümanları Belgelendirme Müdürü nezaretinde Sınav Sistem Sorumlusu görevlileri tarafından hazırlanır ve uygun bir zarf içerisine konularak sınav görevlilerine teslim edilmek üzere mühür, imza ile kapatılır.

• Sınavların bitiminden sonra kullanılan ve kullanılmayan tüm soru kitapçıklarının, sınav senaryolarının ve diğer sınav gereçlerinin EKİCİ BELGELENDİRME’ye ulaştırılması ve güvence altına alınması EKİCİ BELGELENDİRME Belgelendirme Müdürünün sorumluluğunda FRM-27 Sınav Dosyası ve Dosya İçeriği Teslim Formu ile teslim eden ve teslim alan şeklinde karşılıklı imza ile sağlanmaktadır.

• Belgenin hazırlanması ve onayı; sınav yapıcının sınavı neticelendirmesi sonrası dosyayı Belgelendirme Müdürü Karar verici’ ye iletilmesini sağlar. Onaylanan sınavlar için belgenin düzenlenmesini gerçekleştirir ve onaya sunar.

• Başvuru aşamasından belgenin yayınlanmasına kadar geçen süreçte oluşan tüm kayıtlar Tarih, ID No. vb. tanımlamalarla dosyasına kaldırılır.

3.Sınavın Gerçekleştirilmesi 

Sınav esnasında adayın kullanacağı süre gerçek hayattaki şartlar altında kullanılan süreye karşılık gelmelidir. Sınava geç gelen aday olursa ilk 15 dakika içerisinde sınava alınır. Ancak sınav sonuna 15 dakika eklenmez.

Sınava girmeyen adaylara mazeretleri olması durumunda (hastalık, firmanın bilgilendirmemesi, firmadan ayrılması vb.) mağduriyet yaşamamaları için tekrar sınav hakkı verilir. Herhangi bir mazereti olmadığı halde sınava girmeyen aday sınav hakkını kullanmış olur. Sınav sonuçları en geç 10 gün içinde EKİCİ BELGELENDİRME tarafından açıklanır. Sonuçlar adaylara uygun iletişim biçimiyle (telefon, sms, e-mail) bildirilir.

Oluşturulan soru bankası güvenlik açısından ana bilgisayarda tutulur ve yedekleme kuralları gereği aylık yedekleri alınarak Kalite Yönetim Sorumlusu tarafından muhafaza edilir.

4. Değerlendirme

Sınav Değerlendirici, Sınav tamamlandıktan sonra kapalı zarf içerisinde gelen FRM-12 Cevap Anahtarı Formu ile veya kendisine şifre ile belirlenmiş yazılım aracılığıyla teorik sınavların değerlendirmesini yapar ve FRM-78-Teorik Sınav Cevap Formu ile kayıt altına alır. Ancak değerlendirme için yeterli vakit yoksa veya aday sayısı fazla ise Sınav Değerlendirici sınavdan sonraki 5 iş günü içerisinde sınavları değerlendirir, belgelendirme müdürüne teslim eder. 

Sınav Değerlendirici, Performans Sınav sırasında adayın hareketlerini izler. Sınavın uygunluğunu gözlemler. Gerektiğinde Sınav Değerlendirici adaya performans sınavında sorularda sorabilir. Yapmış olduğu gözlemler çerçevesinde performans sınavı aday değerlendirme formu ile kayıt eder. Değerlendirme sırasında kullanılan ölçüm alet ve ekipmanlarının EKİCİ BELGELENDİRME Cihaz listesinde olan veya kalibrasyonu/doğrulanması yapılmış cihazlar olmasına dikkat edilir.

Sınav Değerlendirici yapılan tüm iş ve işlemleri dikkate alarak sınav sonucu hakkında değerlendirme yapar. EKİCİ BELGELENDİRME Adayın başarılı olup olmadığına en geç 10 gün içinde karar verir. Sınav evraklarının muhafazası sınav neticelenene kadar uygun bir şekilde muhafazası Belgelendirme Müdürü sorumluluğundadır.

Sınav sonrası Belgelendirme Müdürü tarafından, Teorik sınav sorularına yönelik bir analiz programı yardımıyla istatistiksel bir değerlendirme yapılır. Bu değerlendirme, Soruların adaylar tarafından doğru/yanlış cevaplanma oranı, sorulara gelen itirazlar gibi hususların analiz edilmesi ve kayıt altına alınması gibi teknik analizleri içerir.

5.Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sınav Değerlendirici, 5 gün içinde sınav dosyasını EKİCİ BELGELENDİRME ye ulaştırmalıdır. EKİCİ BELGELENDİRME’ ye ulaşan sınav dosyası sınav sistem sorumlusu görevlileri tarafından kontrol edilir ve sınav değerlendiricinin yapmış olduğu puanlamalar Sınav Sistem Sorumluları tarafından yazılım sistemine aktarılır ve adayın puanı geçip kalma bilgisi yazılıma işlenmiş olur. Sınav Sistem Sorumluları adayın sınav sonucunu FRM-18 Sonuç Formunda belirtir. Sınav sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar Belgelendirme Müdürüne sunulur.

Sınav Dosyası ve sınav sonuçları Belgelendirme Müdürlüğü tarafından, belirlenen Karar Vericiye verilir. Karar Verici; sınav dokümanları dahil, diploma, kimlik, dekont ve bunun gibi ilgili tüm dokümanların yeterliliğini başvuru formundaki, eklenecek belgeler ve sonuçları kontrol ettikten sonra diğer tüm teknik verilerin uygun olması durumunda belgelendirme kararını FRM-19 Belgelendirme Karar Formu aracılığıyla verir. Karar verme süresi itiraz ve şikâyet hakları saklı kalmak kaydıyla en fazla 10 gün içerisinde yapılmalıdır. Mücbir bir sebep olması durumunda karar süresine ek 10gün daha eklenebilir.

EKİCİ BELGELENDİRME karar verme sürecinde ölçme ve değerlendirme konusunda hata veya eksik tespit edilmesi durumunda ise Sınav değerlendiricisinden yeniden değerlendirme ister. Sınav değerlendirici ve karar verici değerlendirme konusunda yine uzlaşamadığında belgelendirme müdürü kayıt üzerinden değerlendirme yapabilecek başka bir sınav değerlendirici ataması yapar. Nihai karar oy çokluğu ile alınır ve adayın belgelendirme kararı verilir. Bunun neticesinde ise Değerlendirmeyi hatalı eksik yapan veya belgelendirme kararını hatalı veren sınav görevlisine Kalite Yönetim sorumlusu tarafından DÖF açılır neticesinde eğitim verilerek DÖF kapatılır.

EKİCİ BELGELENDİRME’ den belge almış olmak, adayın mevzuattan kaynaklanan diğer herhangi bir yükümlüğünü azaltmaz veya ortadan kaldırmaz. Belgeli kişi, yasal olarak alması gereken belgeleri kendisi takip eder ve edinir.

Adaylar 1 yıl içerisinde belgelendirileceği yeterlilikteki birim sınavlarını tamamlamak zorundadır. Birinci sınavdan geçemeyen adayın bir yıl içinde ikinci bir sınav hakkı vardır.

EKİCİ BELGELENDİRME, belgeyi verme, sürdürme, yenileme, kapsamını genişletme ve daraltma, askıya alma ve geri çekme dâhil belgelendirmeye ilişkin tüm kararlarından sorumludur. Belgelendirme kararı EKİCİ BELGELENDİRME de tam zamanlı/kısmi zamanlı görev alan, standartların belirlediği değerlendirici ölçütlerine sahip personel/personeller tarafından alınır. Oluşturduğu görev talimatlarıyla garanti altına almıştır ve bu yetki ve sorumluluğunu kişi ve kuruluşlara devretmez. 

Belgelendirme Kararı EKİCİ BELGELENDİRME sorumluluğundadır. Hiçbir şekilde EKİCİ BELGELENDİRME çalışanı olmayan kişiler tarafından karar alınamaz. Belgelendirme Kararı taşere edilemez ve hizmet satın alma yöntemi belgelendirme kararında uygulanamaz. Tüm bunlar için yetki EKİCİ BELGELENDİRME’ ye aittir.

6. Tekrar Sınavı

Sınavların teorik veya performansa dayalı olan yeterlilik birimlerinin hepsinden başarılı olmayıp, bir veya birkaç biriminden başarısız olan adaylar, tekrar sınav başvurusunda bulunabilirler. Adayların tekrar sınavları EKİCİ BELGELENDİRME’ nin kendi sınav yerinde en fazla 30 gün, gezici sınav merkezlerinde yapacağı sınavlar ise maksimum 45 gün içerisinde gerçekleştirilir. Başvurdukları takdirde başarılı olduğu (ulusal yeterlilikte belirtilen süre dahilinde) bölümden muaf tutulur. 

Mesleki Yeterlilik Kurumu, Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği gereği, adaylar, MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen sınavlara sadece tercih edecekleri yeterlilik birimi bazında başvuru yapma hakkına sahiptirler. Sınav sonuçlarının geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliklerde ve EKİCİ BELGELENDİRME Belgelendirme Kılavuzlarında belirtilmektedir. Bu süre bitiminde, hala belge almaya hak kazanılamamışsa, önceden başarılmış birim/ bölüm zaman aşımına uğrar

7. Belge Düzenlenmesi ve Belge Değiştirilmesi

Belgeler Mesleki Yeterlilik Kurumunca gönderilir. MYK tarafından gönderilen belgelere yine MYK tarafından gönderilen hologram, Sınav Sistem Sorumlusu tarafından yapıştırılır. Yeterlilik Belgesi Kalite Yönetim Sorumlusu tarafından imzalanır.Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgiler de değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri belirterek, gerekli belgelerle başvurması durumunda, belge ücreti alınarak EKİCİ BELGELENDİRME tarafından, belge yeniden düzenlenir.

Belge düzenlendikten sonra belgelendirilmiş kişiye elden veya kargo yoluyla teslim edilir.